Draaihekjes, pijnlijke kuiten en een zorgeloze vergadering

Het is een warme zomerdag. Er waait een zwoel windje.  Het holle pad gaat dan weer omhoog, dan weer omlaag. Mijn kuiten zijn niets meer gewend, dus ik zoek een stok om ze bij het lopen naar beneden wat te ontlasten.  Ik geniet van de omgeving: oude bomen, bijzondere bloemen, fluitende vogels, gekleurde vlinders, lekkere bramen en op de velden aardappels, tarwe en mais klaar om geoogst te worden. En al wandelend leg ik het verband tussen zorgeloos wandelen en zorgeloos vergaderen.🍀

Op deze vakantiedag wandelen we rondom het pittoreske Zuid-Limburgse Vijlen. De route brengt ons langs vele draaihekjes (‘stegelkes’), mooie (en lelijke) wegkruizen en natuurlijk heerlijke vlaai en broodjes. En tussendoor duikt regelmatig een prachtig uitzicht op.

“Wat heerlijk dat iemand voor ons deze route heeft uitgestippeld en wij alleen maar hoeven te lopen”, hoor ik mezelf bij het zoveelste prachtige plekje zeggen.

Tuurlijk, ik kan zelf een route uitstippelen, maar dat kost me veel tijd en ik zal nooit al die leuke paadjes door het weiland met de draaihekjes kunnen vinden.

Vergezichten en rustmomenten in je vergadering

Voor je vergadering wil je ook de mooiste plekjes ontdekken, ruimte voor reflectie creëren, fijne rustmomenten inbouwen en samen genieten van de vergezichten. 

Maar hoe doe je dat?

Het allerbelangrijkste voor een goede vergadering is natuurlijk de voorbereiding, net als bij het wandelen.

Iemand moet zorgen voor een heldere routebeschrijving (de agenda) met effectieve werkvormen:

  • je komt langs draaihekjes (de overgang tussen de verschillende onderdelen);
  • je staat stil bij een wegkruis (de reflectiemomenten) en
  • je stopt bij een leuk tentje voor een stuk vlaai (energizers en pauzes).

Stap voor stap lopen jullie samen de uitgestippelde route (de agenda) en genieten van de verschillende vergezichten (de bereikte doelen).

Een paar belangrijke tips voor het voorbereiden van de route (agenda) voor je vergadering:

  • Zorg dat iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt en geef ook duidelijke voorbereidende opdrachten. Voor een wandeling moet je ook zorgen dat je schoenen klaar staan, je de juiste kleding aan hebt, je waterfles en lunchpakket en evt. regenpak in je rugzakje zitten.
  • Plan realistisch, dus geen overvolle agenda. Ook bij het wandelen probeer je geen 25 km in 3 uur te lopen.
  • Bedenk voor elk agendapunt een (simpele) werkvorm, die focust op interactie. Denk ook eens aan een wandel-opdracht of een hele wandelende vergadering.
  • En zorg dat de volgende elementen altijd in de vergadering zitten:
    • De goede start; uitleg over de route
    • De check-in; het praatje bij het begin van de wandeling
    • Duidelijke overgangen van het ene naar het andere agendapunt; de draaihekjes
    • Pauzes en energizers; vlaai?
    • Conclusies; samen genieten van de vergezichten
    • Check-out/evaluatie; lekker napraten op een terras.

En wil je helemaal ontzorgd worden voor je vergadering/evenement, dan kun je natuurlijk mij inhuren als facilitator of dagvoorzitter. Wil je je skills vergroten, overweeg dan eens een training faciliteren met je team.

Tenslotte: dit is mijn allereerste blog, dus ik ben wel benieuwd wat je ervan vindt. Stuur me een mailtje of een berichtje op Linkedin.